個人情報保護方針

当社では「個人情報保護方針」に基づき個人情報の適切な保護に取り組んでいます。当社が事業の用に供するために取得し、または保有する個人情報について、以下の通りお知らせいたします。

 

（１）個人情報の取扱事業者の名称及び住所並びに法人にあたってはその代表者の氏名

　事業者名：株式会社anot

　代表取締役：染谷 美波

　住所：東京都渋谷区恵比寿西2-8-4 EX恵比寿西ビル５F

 

（２）個人情報保護管理者（若しくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先

　個人情報保護管理者：染谷 美波

　電話番号：03-5860-9620

 

（３）個人情報の利用目的

　当社が事業活動において取扱う個人情報の利用目的は、次の通りといたします。

　①保有個人データ

• 取引先情報
  業務管理、各種連絡、請求、支払い管理のため

• 従業者情報
  従業者管理に係わる業務に利用するため（業務・労務・人事管理業務、給与関連業務、福利厚生業務など）

• 採用応募者情報
  採用に係わる業務に利用するため（採用に関する情報提供、採用可否判断、採用業務に関する連絡など）

• 退職者情報
  退職者との連絡、退職者からのお問合せへの対応に利用するため

• お問合せ者情報
  お問合せに回答するため

• 本人および代理人の情報（開示等請求時）
  開示等の求めに回答するため

　その他、個別に書面で明示したとおりの利用目的とします。

　②それ以外取得個人情報

• 受託した業務により取得した個人情報
  契約及びそれに伴う連絡、受託業務の遂行、アフターケアなどに利用するため

• 求人サイトから取得した情報
  求職者に対する採用の可否を判断・通知するため

 

（４）個人情報に関するお問合せ窓口

　保有個人データに関わるものを含め、個人情報の取扱についての苦情・相談、問合せは、下記の【問合せ窓口】までお申し出ください。

 

（５）所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先

一般財団法人日本情報経済社会推進協会

　認定個人情報保護団体事務局

　〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内

　03-5860-7565／0120-700-779

 

（６）開示等の手続について

　当社では、保有個人データに関して、ご本人の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者提供の停止および第三者提供記録の開示）の請求に迅速に対応いたします。ご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人或いはその代理人であることを確認した上で、合理的な期間及び範囲で対応いたします。

 

（７）開示等の受付方法・窓口

　保有個人データに関する開示等のお申し出は、下記の受付窓口までご連絡ください。ご連絡いただきましたら、当社所定の「保有個人データ開示等請求書」を郵送または、FAX、メール等でお送り致します。内容ご記入の上必要書類を同封し、郵送またはメール等にてお申し込み下さい。（送付料は請求者のご負担となります。）

　ご本人（または代理人）であることを確認した上で、ご希望の開示方法により回答いたします。

 

（８）個人情報の安全管理のために講じた措置について

　当社では、個人情報を厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報に関する規程等を策定し、個人情報保護マネジメントシステムを運用しています。個人情報の適正な取扱いの確保のため、組織的・人的・物理的・技術的の4つの観点より安全管理措置を講じています。

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• 組織的対策

      従業員を監督し、個人情報漏えい等の緊急事態発生時の責任者への報告連絡体制を整備しています。

      個人情報の取り扱い状況について定期的に社内監査にて確認しています。

      利用目的に照らして不要となった個人情報については、速やかに且つ適正に削除・廃棄いたします。

• 人的対策

      全従業員を対象に年1回個人情報保護研修を実施しています。

      個人情報を含む機密保持契約書類を取得しています。

• 物理的対策

      入退室管理を実施し、当社で許可した場所以外での取り扱いを禁止するとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止す        る措置を実施しています。

      個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等は事業所内の移動を含め、社外で持ち運ぶ場合、盗難・紛失に注意するとともに容易        に個人情報が判明しないよう措置を講じています。

• 技術的対策

      アクセス権を持つIDは個人情報保護管理者が発行・更新・廃棄の管理を行い、情報を使用しなくなったユーザのアクセス権は直ちに        抹消します。

• 外的環境の把握技術的対策

      個人データを保管している外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。

 

（９）外国における個人情報の取扱いの委託先

当社は、お客様の氏名・住所・生年月日などのプライバシー性の高い個人情報は日本の法令に基づき当社のデータガバナンス基準に基づき適切に扱っています。ただし、当社はデータの保存に、アメリカのDropbox,Inc.社が提供するオンラインストレージサービスを利用しています。なお、Dropbox,Inc.社のオンラインストレージサービスを利用するにあたって当社が講じている措置は以下のとおりです。

①Dropbox,Inc.社のG D P Rコンプライアンスへの取り組みを確認

Dropbox社は、特定した利用目的の範囲内で個人データを取り扱う旨、必要かつ適切な安全管理措置を講ずる旨、従業者に対する必要かつ適切な監督を行う旨、再委託の禁止、個人データの第三者提供の禁止等を定めています。
プライバシーとデータの保護-Dropbox.cpm
https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/www/en-us/security/privacy_data_protection_whitepaper-ja.pdf

②アメリカにおける個人情報保護に関する制度

アメリカには事業者に対し政府の情報収集活動への広範な協力義務を課すことにより、事業者が保有する個人情報について政府による広範な情報収集が可能となる制度は存在していません。アメリカには事業者が本人からの消去等の請求に対応できないおそれがある個人情報の国内保存義務に係る制度は存在していません。

③確認の頻度及び方法

当社は、Dropbox,Inc.社に関して、１年に１回「プライバシーとデータの保護-Dropbox.com」にて個人情報保護の内容を確認いたします。また当社は、アメリカにおける個人情報保護に関する制度に関して、１年に１回以下の個人情報保護委員会が提供するU R Lに照会する方法により確認いたします。 https://www.ppc.go.jp/enforcement/cooperation/cooperation/EU-DPA/

④個人情報の提供の停止

当社は、Dropbox,Inc.社が上記に反する個人情報の取扱いをしている場合には、速やかに当該取扱いを是正するように要請します。

また、合理的期間内にこれが是正されず、相当措置の継続的な実施の確保が困難であると判断する場合は、Dropbox,Inc.社への個人情報の提供を停止いたします。アメリカの個人情報保護に関する制度に関して、上記に抵触するような改正が行われたことを確認した場合には、アメリカへの個人情報の提供を停止します。

　具体的な安全管理措置については下記【問合せ窓口】よりお問い合わせください。

 

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　株式会社anot

　代表者 染谷 美波

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